в отношении обработки персональных данных
Обществом с ограниченной ответственностью «Софт НСК»
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных в ООО «Софт НСК» (далее – Политика) разработана на основании Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О защите персональных данных», постановления Правительства РФ № 687 от 15.09.2008 г. «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановления Правительства РФ № 1119 от 01.11.2012 г. «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
1.2. Целями настоящей Политики являются определение условий обработки, определение и реализация мер, направленных на обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных.
1.3. Настоящая Политика распространяется на все бизнес-процессы и обязательна к выполнению всеми сотрудниками ООО «Софт НСК» (далее – Компания) и иными пользователями настоящей Политики, а также субъектами персональных данных.
1.4. В связи с общедоступностью настоящей̆ Политики, более детальное описание процессов обработки и обеспечения безопасности персональных данных описано в локальных нормативных документах Компании.
2. ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.2. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
2.3. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.4. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.5. Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
2.6. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.7. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.8. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.9. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.10. Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.11. Машинный носитель – магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
3. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Принципы обработки персональных данных в Компании:
3.1.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.
3.1.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
3.1.3. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
3.1.4. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
3.1.5. При обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Компания принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
3.1.6. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей̆, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.2. Компания как оператор осуществляет обработку персональных данных физических лиц в рамках требований законодательства РФ в целях:
3.2.1. Организации кадрового учета и делопроизводства Компании, обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, заключения и исполнения обязательств по трудовым договорам, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользования различного вида льготами, исполнения требований налогового законодательства, пенсионного законодательства, заполнения первичной статистической документации, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, иными нормативными актами РФ.
3.2.2. Пропуска субъектов персональных данных на территорию Компании.
3.2.3. Заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров с физическими, юридическим лицами, индивидуальными предпринимателями и иными лицами, в случаях, предусмотренных действующем законодательством РФ.
3.2.4. Предоставления физическим лицам и юридическим лицам услуг, выполнения работ, требующих и (или) предполагающих осуществление сбора и обработки персональных данных.
3.2.5. Осуществления деятельности в соответствии с учредительными документами Компании.
3.2.6. Привлечение и отбор физических лиц в целях трудоустройства в Компании либо иного правомерного взаимодействия с Компанией.
3.2.7. Ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета в Компании.
Категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения для каждой цели обработки персональных данных предусмотрены Приложением к настоящей Политике.
3.3. В Компании осуществляется обработка персональных данных в информационных системах без использования средств автоматизации (неавтоматизированная) и автоматизированная обработка персональных данных. Такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются в информационных системах при непосредственном участии человека и с использованием средств автоматизации.
При автоматизированной либо смешанной обработке персональных данных полученная в ходе обработке персональных данных информация передается по внутренней сети Компании (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников) и с использованием Сети Интернет.
3.4. При достижении целей обработки персональных данных, если другое не предусмотрено законодательством РФ, Компания прекращает обработку и производит уничтожение персональных данных. Уничтожение персональных данных в электронном виде и персональных данных, содержащихся на материальных носителях, производится ответственными за данный процесс лицами согласно внутренней документации Компании.
3.5. В Компании используются современные и безопасные методы и технологические решения для обработки, передачи и хранения персональных данных, исключающие несанкционированные доступ и (или) распространение персональных данных.
3.6. Правовыми основаниями обработки персональных данных в Компании являются:
- Конституция Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
- иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Компании;
- Устав Компании;
- договоры, заключаемые между Компанией и иными лицами, в том числе субъектами персональных данных;
- согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
3.7. Компанией не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
3.8. В Компании не используется принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы.
4. ОСНОВНЫЕ РЕАЛИЗУЕМЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Обработка персональных данных в Компании осуществляется с согласия субъекта персональных данных, кроме случаев, когда такое согласие не требуется в соответствии законодательством РФ о защите персональных данных.
4.2. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных получается в форме, предусмотренной действующим законодательством РФ, в том числе в определенных случаях в письменной форме или в иной форме, подтверждающей согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
4.3. В Компании назначено ответственное лицо за организацию обработки персональных данных, регламентирован и строго ограничен перечень и действия работников, допущенных к обработке персональных данных, осуществляется учет действий указанных работников в рамках обработки персональных данных. Учет ведется средствами и в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ, в том числе с использованием средств вычислительной техники.
4.4. Компанией реализованы меры и условия обеспечения сохранности персональных данных согласно постановлению Правительства РФ № 687 от 15.09.2008 г. «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлению Правительства РФ № 1119 от 01.11.2012 г. «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
4.5. Компания в рамках осуществления деятельности также реализует следующие мероприятия по обеспечению безопасности и сохранения конфиденциальности персональных данных:
4.5.1. Определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
4.5.2. Применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных.
4.5.3. Оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационных систем персональных данных.
4.5.4. Учет машинных носителей персональных данных.
4.5.5. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер.
4.5.6. Восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
4.5.7. Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действии, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
4.5.8. Осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике в отношении обработки персональных данных, локальным актам Компании;
4.5.9. Ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.
4.6. Дополнительно в целях автоматизированной или смешанной обработки персональных данных Компанией предпринимаются следующие меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке:
- защита паролем компьютеров с персональными данными;
- использование системы паролей при работе в сети (на портале);
- ограничение доступа к компьютерной технике для определенных категорий работников.
Для материальных носителей персональных данных предпринимаются следующие меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке:
- защита от несанкционированного физического доступа к информации (хранение персональных данных в закрытых шкафах, ящиках, сейфах).
4.7. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Компания обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан РФ с использованием баз данных, находящихся на территории РФ.
5. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Компания обеспечивает соблюдение следующих прав субъектов персональных данных согласно требованиям действующего законодательства РФ:
5.1.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных.
5.1.2. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
5.1.3. Сведения об обработке персональных данных, предоставляются субъекту персональных данных на основании письменного запроса, который должен содержать данные документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Компанией (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Компанией, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ.
5.1.4. Иных прав в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.
5.2. Реализация и соблюдение прав субъектов персональных данных осуществляется Компанией с учетом следующих заверений субъектов персональных данных или их представителей, а также иных лиц, представляющих Компании персональные данные:
5.2.1. Давая согласие на обработку персональных данных способами, предусмотренными Компанией, субъект персональных соглашается с обработкой предоставленных им персональных данных, в том числе непосредственно указанных им при заполнении форм Компании или предоставленных в связи технологией обмена данными при получении Компанией такого согласия посредством сетей связи и (или) информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе абонентских номеров, IP-адресов, электронных адресов почтовых (телематических) служб и иных данных, в том числе позволяющих идентифицировать абонентское устройство в сетях связи и (или) информационно-телекоммуникационных сетях, а также с трансграничной передачей его персональных данных вне зависимости от государства, на территорию которого передаются персональные данные.
5.2.2. Заполняя форму согласия на обработку персональных данных в порядке, предусмотренном Компанией, субъект персональных данных подтверждает достоверность указанных им персональных данных, его безусловное право на предоставление указанных им персональных данных на законных основаниях.
5.2.3. Предоставление Компании персональных данных не влечет нарушение, ущемление прав и законных интересов иных лиц, не связано с противоправными целями либо иным недобросовестным поведением, действиями, бездействием.
5.2.4. Предоставление персональных данных лицом, не принадлежащих ему, осуществляется на законных основаниях, в том числе при наличии согласия на такое предоставление субъекта персональных данных, а также на обработку его персональных данных Компанией.
5.2.5. Предоставление персональных данных при заполнении форм обратной связи означает предварительное полное и безусловное согласие субъекта персональных данных с обработкой предоставленных персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг Компании на рынке путем осуществления прямых контактов с субъектом персональных данных с помощью средств связи, в том числе с использованием телематических служб.
5.2.6. Заполняя форму согласия, давая иным образом согласие на обработку персональных данных, в порядке, предусмотренном Компанией, субъект персональных данных выражает свое согласие с тем, что предоставленные им персональные данные станут доступны третьим лицам, осуществляющих техническую поддержку или иное техническое сопровождение деятельности Компании, в том числе осуществляющим техническое обслуживание сайта, программных продуктов Компании, осуществляющих передачу, хранение, накопление данных по сетям связи и (или) в рамках телематических служб, а также осуществляющих, в том числе совместно с Компанией, партнерские сервисы в целях предоставления товаров, работ, услуг, информации субъектам персональных данных или действующих в иных интересах субъектов персональных данных.
5.3. Несоблюдение субъектом персональных данных или иным лицом заверений, предусмотренных п. 5.2. настоящей Политики, влечет ответственность перед Компанией в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе имущественную гражданско-правовую ответственность в виде возмещения убытков Компании в связи с нарушением заверений.
5.4. Процедурой устранения последствий нарушения настоящей Политики и законодательства РФ в Компании является возмещения вреда потерпевшим в результате такого нарушения в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.
6. ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ
6.1. Работники Компании, допущенные к обработке персональных данных, либо иным образом допущенные к содержанию персональных данных обязаны:
6.1.1. Ознакомиться и руководствоваться в своей деятельности с настоящей Политикой и иными локальными нормативными актами Компании, регламентирующими условия обработки персональных данных.
6.1.2. Использовать персональные данные исключительно в целях исполнения своих должностных обязанностей и в рамках целей обработки персональных данных, для достижения которых персональные данные на законных основаниях получены Компанией.
6.1.3. При передаче персональных данных третьим лицам, осуществлять такую передачу исключительно на основании прямого указания непосредственного руководителя в соответствии с условиями настоящей Политики, а также предупреждать лиц, получающих персональные данные, в том числе других работников, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
6.1.4. Не разглашать каким-либо способом ставшие известными работнику персональные данные иных лиц, за исключением случаев, прямо предусмотренных настоящей Политикой.
6.1.5. Информировать непосредственного руководителя, а также лицо, ответственное в Компании за организацию обработки персональных данных, о фактах разглашения и (или) использования персональных данных в нарушение требований действующего законодательства и настоящей Политики.
6.2. Заключая трудовой договор с Компанией, работник соглашается с обработкой предоставленных им Компании персональных данных в соответствии с условиями настоящей Политики и требованиями действующего законодательства, в том числе фамилии, имени, отчества, состоянии здоровья (необходимых для исполнения должностных обязанностей), фотографических изображений, видеоизображения (полученного на объектах, в помещениях работодателя) в целях реализации трудовых отношений, прав и законных интересов работодателя. Работник также соглашается с передачей Компанией его персональных данных третьим лицам в коммерческих целях в рамках осуществляемой Компанией предпринимательской деятельности, в том числе контрагентам, партнерам, в рамках ведения переговоров, преддоговорных процедур и т.п.
6.3. Работники Компании, допустившие нарушение Политики и требований действующего законодательства в области защиты персональных данных, несут дисциплинарную, уголовную, административную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Настоящая Политика доводится до сведения неограниченного круга лиц путем размещения на сайте Компании в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также доводится до сведения работников Компании на бумажном носителе или в электронном виде под роспись.
7.2. Компания имеет ничем не ограниченное право вносить изменения в настоящую Политику путем издания новой редакции Политики и доведения ее до сведения в соответствии с п. 7.1. Политики.